Một số lưu ý khi mua máy photocopy mới

Máy photocopy hiện đang là thiết bị không thể thiếu trong văn phòng, cơ quan, xí nghiệp bởi những chức năng hết sức tiện lợi và ứng dụng nhanh chóng mang lại cho bạn. Bạn đáng có ý định mua máy photocopy, và nếu bạn không hiểu rõ về nó thì đừng nên một mình đi mua. Bởi như vậy bạn rất có nguy cơ mua một chiếc máy photocopy “dởm” với một cái giá ” trời ơi đất hỡi”. Vì vậy trước khi mua bạn phải tìm hiểu kỹ, nếu không muốn rơi vào tình huống trên. Hy vọng qua bài viết này các bạn sẽ nâng kinh nghiệm mua hàng của mình lên và trở thành một khách hàng khôn ngoan hơn.

Một số lưu ý khi mua máy photocopy mới

• Nhu cầu in ấn: Tính toán số lượng bản chụp hàng tháng để chọn máy có tốc độ phù hợp, tránh lãng phí nếu nhu cầu thấp hoặc chọn máy tốc độ cao cho nhu cầu lớn.
• Chức năng cần thiết: Dựa vào nhu cầu công việc để chọn máy có các chức năng như in, scan màu hoặc scan đen trắng, kết nối mạng, v.v. Máy có nhiều chức năng không cần thiết sẽ làm tốn kém chi phí ban đầu. 

• Tốc độ sao chụp: Đây là thông số quan trọng, được đo bằng số trang/phút. Tốc độ càng cao, giá máy càng đắt.
  • Nhu cầu ít (dưới 10.000 bản/tháng): Chọn máy có tốc độ 16-20 trang/phút.
  • Nhu cầu trung bình (10.000 – 20.000 bản/tháng): Chọn máy có tốc độ 20-30 trang/phút.
  • Nhu cầu nhiều (trên 50.000 bản/tháng): Chọn máy có tốc độ 50 trang/phút trở lên.
• Chất lượng bản in: Đảm bảo máy có chất lượng bản in sắc nét và ổn định. 

• Chi phí vận hành: So sánh chi phí mực in và các vật tư khác giữa các dòng máy. Mua máy với chức năng in ấn sẽ tiết kiệm hơn so với chỉ dùng máy in thông thường, đặc biệt khi in khổ A3.
• Chi phí bảo trì: Chọn dòng máy có linh kiện thay thế phổ thông và nhà cung cấp có dịch vụ bảo trì tốt. 

• Thương hiệu uy tín: Nên chọn các thương hiệu có uy tín trên thị trường như Ricoh, Canon, Toshiba, Fuji Xerox, Sharp, v.v.
• Nguồn gốc rõ ràng: Ưu tiên mua máy mới chính hãng, có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng.
• Dịch vụ hậu mãi: Tìm hiểu về dịch vụ bảo trì, bảo hành của nhà cung cấp, ưu tiên nơi có chính sách tốt, có thể có dịch vụ bảo trì miễn phí. 

• Kích thước máy: Có máy để bàn cỡ nhỏ và máy cỡ lớn cho văn phòng có nhu cầu sử dụng nhiều.
• Tình trạng máy: Nên xem xét có nên mua máy đã qua sử dụng nếu ngân sách hạn chế hoặc nhu cầu làm dịch vụ photocopy không quá cao. Máy đã qua sử dụng có thể tiết kiệm chi phí ban đầu tới 70% so với máy mới, tuy nhiên cần kiểm tra kỹ tình trạng của máy. 

1.Hãy xác định trước mục đích sử dụng máy photocopy của bạn trước.

– Nơi đặt máy photocopy (Doanh nghiệp, công ty, văn phòng hay trường học) có quy mô lớn, vừa hay nhỏ?
– Bạn dùng máy photocopy với đầy đủ chức năng hay đơn thuần chỉ để photocopy?
– Bạn có nhu cầu quản lý với tài khoản đăng nhập hay photocopy, scan qua mạng?…

2.Số tiền bạn có thể bỏ ra để mua máy photocopy là bao nhiêu?

Đầu tiên cần làm sau khi đã xác định rõ nhu cầu của doạnh nghiệp, bạn hãy dự trù kinh phí tối đa của mình. Sau đó, bạn tìm hiểu về giá cả của các dòng sản phẩm, và tính năng đi kèm của chúng. Hai điều này luôn đi song song với nhau. Tiền nào của nấy, bạn không thể nào chọn được với một chiếc máy photocopy với đầy đủ mọi tính năng, tốt nhất thị trường, mà giá lại rẻ nhất.

3.Bạn chọn loại máy photocopy dạng nào?

Máy photocopy tầm thấp thường không có chức năng copy tự động 2 mặt và in 2 mặt, do đó bạn phải lựa chọn thêm, các bộ phận đó gọi là “option”. Có các loại option như:

+ DADF (tùy từng hãng có cách gọi khác nhau như ADF, DF,…
+ Bộ nạp và đảo bản gốc tự động; Duplex-bộ đảo bản sao (bản chụp
+ Card in mạng (thường thì chọn thêm bộ phận này máy sẽ có thể scan màu mạng.
+ Bo mạch Fax-biến chiếc máy photo của bạn thành một máy Fax; khay giấy chọn thêm; bộ hoàn tất bản sao,….

 Máy photo tầm trung có giá thành cao thường có sẵn Duplex, đôi khi có những máy đã có cả DADF (nhưng nhìn chung là bạn phải lựa chọn thêm). Bạn nên hỏi kỹ nhà cung cấp trước khi mua là máy đã có DADF và Duplex hay chưa để tránh những trường hợp đáng tiếc.

4. Những dòng máy photocopy bạn cần ưu tiên lên hàng đầu.

Hiện nay trên thị trường có nhiều hãng nổi tiếng như:

Máy photocopy Ricoh, Máy photocopy Toshiba…Bạn có thể tham khảo các sản phẩm có giá và nhu cầu phù hợp tại các website. Sau đó hãy so sánh về tính năng và giá thành để lựa chọn sản phẩm ưng ý nhất.

5.Những câu hỏi nên hỏi nhân viên tư vấn

– Tôi cấn chức năng như thế này thì nên chọn mua thương hiệu nào, mã máy nào?
– Tôi có tầm tiền này thì nên chọn thương hiệu nào, mã máy nào?
– Theo bạn thì mã máy này so với các sản phẩm cùng loại có gì đặc biệt?

6.Hãy hỏi thêm về dòng máy mà bạn chọn như.

– Máy có cài chip đếm gì không?
– Mực máy này chạy được bao nhiêu bản, giá của mỗi hộp mực?
– Linh kiện thay thế của máy này có đắt không, có thay thế rời từng bộ phận được không, tuổi thọ của các linh kiện như trống, gạt, cartridge như thế nào…?
– Bạn nên hỏi thật sâu phần này vì sau này dùng máy, linh kiện thay thế là rất thường xuyên, nếu linh kiện đắt thì chi phí phải chi ra cho cả đời một chiếc máy là khá lớn.

7. Những câu hỏi mà bạn không thể bỏ qua.

– Thời gian bảo hành như thế nào?
– Dịch vụ bảo trì ra sao?
– Khi phát sinh nghiệp vụ thì cam kết sau bao lâu sẽ có mặt để khắc phục sự cố?
– Tất cả những điều này có thể đưa vào hợp đồng được không?

Xin cảm ơn bạn đọc đã quan tâm theo dõi bài viết của mình và đừng quên Like & Share cho nhiều người biết nếu thấy hữu ích nhé!