Máy hủy tài liệu là gì?

Máy hủy tài liệu là gì?

Máy hủy tài liệu là thiết bị được trang bị hệ thống các lưỡi dao cắt, giúp cắt giấy tờ, tài liệu thải loại thành những sợi dài hay mảnh vụn nhỏ để người khác không thể đọc được thông tin trên tài liệu, giúp bảo mật thông tin quan trọng, các bí mật kinh doanh… cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp một cách an toàn, hiệu quả.

Máy hủy tài liệu có những loại nào?

Hầu hết các loại máy hủy tài liệu văn phòng trên thị trường hiện nay đều hoạt động hoàn toàn tự động, người dùng chỉ cần cho giấy vào cửa đặt giấy là máy sẽ tự cuốn giấy xuống và hủy giấy.

Ngoài ra, cũng có một số mẫu máy hủy giấy bằng tay yêu cầu người dùng phải dùng tay để quay một cần gạt trên nắp máy, từ đó tạo lực giúp giấy tờ được cuốn xuống và cắt nhỏ ra. Loại này khi dùng thì tốn sức, tốn thời gian, chỉ hiệu quả hơn so với cách cắt bằng kéo hoặc xé giấy một chút, nên cũng không được sử dụng nhiều.

Với dòng máy hủy tài liệu tự động, người ta thường phân loại máy dựa trên 2 yếu tố chính là kiểu hủy giấy và công suất của máy:

• Dựa vào kiểu hủy giấy, sẽ có 3 loại máy là máy hủy sợi (cắt giấy thành sợi dài), máy hủy vụn (cắt giấy thành những mảnh nhỏ) và máy hủy siêu vụn (cắt giấy thành mảnh siêu nhỏ). Trong đó, máy hủy siêu vụn có khả năng bảo mật thông tin tốt nhất, tiếp theo là máy hủy vụn và cuối cùng là máy hủy sợi.
• Dựa vào công suất hủy tài liệu, sẽ có 2 loại là máy hủy tài liệu mini (công suất nhỏ, hủy được ít giấy mỗi lần) và máy hủy tài liệu công nghiệp (công suất lớn, hủy được nhiều giấy mỗi lần, thậm chí có thể hủy giấy liên tục 24/24 tiếng). Trong đó, máy hủy tài liệu công nghiệp phù hợp sử dụng khi cần hủy lượng tài liệu lớn và liên tục; máy hủy tài liệu mini phù hợp cho các văn phòng vừa và nhỏ, có lượng giấy thải loại không nhiều.

Máy hủy tài liệu có đặc điểm gì, được ứng dụng thế nào trong cuộc sống?

So với cách hủy giấy, hủy tài liệu thủ công thì máy hủy giấy, hủy tài liệu tự động có những ưu điểm vượt trội như sau:

• Có khả năng cắt nhỏ mỗi trang tài liệu thành nhiều sợi hay mảnh vụn nên giúp bảo mật thông tin tốt hơn.
• Ngoài giấy thì còn có khả năng hủy ghim, thẻ nhựa, CD…
• Hoạt động hoàn toàn tự động, tiết kiệm thời gian và sức lực.
• Cách sử dụng đơn giản với hệ thống điều khiển trực quan, dễ hiểu, rõ ràng.
• Dễ dàng di chuyển tới các vị trí khác nhau trong văn phòng với hệ thống bánh xe dưới đế máy.
• Có nhiều tiện ích như chống kẹt giấy, tự ngắt, báo hiệu khi đầy giấy…

Với những đặc điểm như trên, máy hủy tài liệu giờ đây đã trở thành một thiết bị không thể thiếu trong các cơ quan, doanh nghiệp, giúp các tài liệu thải loại được hủy thành dạng không còn hoàn chỉnh nhằm bảo mật thông tin cá nhân của nhân viên, khách hàng, thông tin kinh doanh, thông tin công việc… một cách hiệu quả, tiện lợi, dễ dàng. Ngoài ra, việc hủy tài liệu ngay sau khi thải loại cũng giúp không gian văn phòng trở nên gọn gàng, thoáng đãng, đồng thời giúp lượng giấy tờ không còn sử dụng đến này được vận chuyển tới các điểm tái chế dễ dàng hơn.