Cho thuê máy scan đa chức năng chất lượng cao, cập nhập nhiều model đầy đủ VAT
Cho thuê máy scan đa chức năng chất lượng cao năm 2026, máy scan 2 mặt. Nhu cầu số hóa hồ sơ, hợp đồng, chứng từ, hóa đơn và tài liệu văn phòng ngày càng tăng khiến máy scan trở thành thiết bị không thể thiếu tại nhiều doanh nghiệp. Thay vì đầu tư một thiết bị riêng chỉ để quét tài liệu, nhiều văn phòng hiện lựa chọn máy đa chức năng tích hợp in – photocopy – scan – gửi tài liệu, vừa tiết kiệm diện tích vừa thuận tiện trong quá trình làm việc.
Bên cạnh đó, với những đơn vị phải số hóa hàng nghìn đến hàng chục nghìn trang mỗi ngày, máy scan chuyên dụng tốc độ cao lại là lựa chọn phù hợp hơn nhờ khay nạp tài liệu tự động ADF dung lượng lớn, khả năng quét hai mặt và tốc độ xử lý cao.
VPP Thanh Bình cung cấp dịch vụ cho thuê máy scan, máy photocopy và máy in đa chức năng tại Hà Nội, đáp ứng nhu cầu từ văn phòng nhỏ đến doanh nghiệp, nhà máy, trường học và các dự án số hóa tài liệu.
Nội dung chính:
Máy scan đa chức năng là gì?
Máy scan đa chức năng có thể được hiểu theo hai nhóm thiết bị chính.
Thứ nhất là máy scan chuyên dụng, được thiết kế chủ yếu để số hóa tài liệu. Thiết bị thường có khay nạp giấy tự động ADF, hỗ trợ quét hai mặt, tốc độ cao và có khả năng xử lý số lượng tài liệu lớn liên tục.
Thứ hai là máy in đa chức năng MFP, tích hợp nhiều chức năng trong cùng một thiết bị như in, photocopy, scan, gửi tài liệu qua email hoặc thư mục mạng và có thể hỗ trợ fax tùy model.
Với doanh nghiệp cần đồng thời in ấn, photocopy và scan hồ sơ, máy đa chức năng thường giúp tiết kiệm không gian và chi phí đầu tư thiết bị.
Tiêu chí lựa chọn máy scan khi thuê năm 2026
Không nên chỉ dựa vào tốc độ scan khi lựa chọn máy. Doanh nghiệp cần cân nhắc khối lượng tài liệu, khổ giấy, nhu cầu scan màu, khả năng quét hai mặt, ADF, OCR và phương thức lưu trữ.
Tốc độ scan
Với văn phòng thông thường, máy scan có tốc độ khoảng 30–50 trang/phút đã có thể đáp ứng tốt.
Nếu thường xuyên xử lý hàng nghìn trang mỗi ngày, nên lựa chọn các dòng máy tốc độ từ 60–100 trang/phút trở lên.
Ở phân khúc cao cấp, tốc độ có thể cao hơn rất nhiều. Chẳng hạn RICOH fi-8950 có tốc độ lên tới 150 trang/phút hoặc 300 ảnh/phút khi quét hai mặt, ADF dung lượng 750 tờ, phù hợp với môi trường số hóa tài liệu khối lượng lớn.
Khay nạp tài liệu tự động ADF
ADF cho phép người dùng đặt cả tập tài liệu vào máy để thiết bị tự động kéo từng trang. Đây là tính năng rất quan trọng nếu thường xuyên scan hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ nhân sự, chứng từ kế toán hoặc tài liệu lưu trữ.
Với nhu cầu scan số lượng lớn, nên ưu tiên máy có ADF dung lượng cao, hỗ trợ phát hiện giấy nạp kép và có cơ chế xử lý tài liệu ổn định.
Scan hai mặt tự động
Máy hỗ trợ Duplex hoặc Single Pass Duplex có thể quét cả hai mặt của tài liệu trong một lần chạy giấy.
Tính năng này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian khi xử lý hợp đồng, hồ sơ pháp lý, chứng từ và các loại tài liệu được in hai mặt.
Độ phân giải
Tài liệu văn bản thông thường thường không cần độ phân giải quá cao. Mức 200–300 dpi đã phù hợp cho phần lớn nhu cầu lưu trữ và nhận dạng ký tự.
Nếu cần scan hình ảnh, tài liệu có nhiều chi tiết hoặc bản vẽ, có thể lựa chọn độ phân giải cao hơn tùy yêu cầu.
OCR – nhận dạng ký tự
OCR giúp chuyển nội dung trên giấy thành dữ liệu điện tử có thể tìm kiếm và xử lý.
Đây là tính năng đặc biệt hữu ích với các dự án số hóa hồ sơ. Thay vì chỉ lưu tài liệu dưới dạng hình ảnh, doanh nghiệp có thể xây dựng kho dữ liệu điện tử dễ tìm kiếm hơn.
Kết nối mạng
Các thiết bị hiện nay có thể hỗ trợ nhiều phương thức gửi và lưu tài liệu như:
- Scan to Email
- Scan to Folder
- Scan to USB
- Scan to FTP
- Scan qua mạng nội bộ
- Một số model hỗ trợ kết nối dịch vụ đám mây
Nhờ đó, tài liệu sau khi scan có thể được chuyển ngay tới email, máy chủ hoặc thư mục dùng chung của doanh nghiệp.
Các model máy scan và máy đa chức năng đáng chú ý năm 2026
Nếu lựa chọn thiết bị để thuê trong năm 2026, doanh nghiệp có thể tham khảo nhiều model đang được các hãng lớn giới thiệu và phân phối.
Ricoh IM C3010, IM C3510, IM C4510, IM C6010
Đây là nhóm máy đa chức năng màu A3 của Ricoh, phù hợp với văn phòng và doanh nghiệp cần một thiết bị tích hợp in, photocopy và scan.
| Model | Tốc độ in | Khổ giấy | Chức năng |
|---|---|---|---|
| Ricoh IM C3010 | 30 trang/phút | A3 | In, copy, scan |
| Ricoh IM C3510 | 35 trang/phút | A3 | In, copy, scan |
| Ricoh IM C4510 | 45 trang/phút | A3 | In, copy, scan |
| Ricoh IM C6010 | 60 trang/phút | A3 | In, copy, scan |
| Ricoh IM C7010 | 70 trang/phút | A3 | In, copy, scan |
Nhóm Ricoh IM C phù hợp với doanh nghiệp cần in tài liệu màu nhưng vẫn yêu cầu khả năng scan và photocopy thường xuyên.
Ricoh IM 3000, IM 3500, IM 4000, IM 5000, IM 6000
Với nhu cầu in và scan tài liệu đen trắng, dòng Ricoh IM cũng là lựa chọn đáng chú ý.
| Model | Tốc độ in |
|---|---|
| Ricoh IM 3000 | 30 trang/phút |
| Ricoh IM 3500 | 35 trang/phút |
| Ricoh IM 4000 | 40 trang/phút |
| Ricoh IM 5000 | 50 trang/phút |
| Ricoh IM 6000 | 60 trang/phút |
| Ricoh IM 7000 | 70 trang/phút |
| Ricoh IM 8000 | 80 trang/phút |
| Ricoh IM 9000 | 90 trang/phút |
Đây là nhóm máy A3 đa chức năng phù hợp với doanh nghiệp có khối lượng tài liệu lớn và cần thiết bị có khả năng làm việc liên tục.
Fujifilm Apeos 7580 và Apeos 6580
Fujifilm Apeos là một trong những dòng máy đa chức năng đáng chú ý trong phân khúc doanh nghiệp.
Apeos 7580 có tốc độ in lên tới 75 trang/phút, trong khi Apeos 6580 đạt 65 trang/phút. Bộ quét tốc độ cao giúp thiết bị phù hợp với doanh nghiệp cần xử lý lượng lớn tài liệu.
Dòng máy này hướng tới các môi trường làm việc cần kết hợp in ấn, scan và số hóa tài liệu.
Fujifilm Apeos C3567, C3067 và C2567
Nếu doanh nghiệp cần máy đa chức năng màu A3 có kích thước phù hợp với văn phòng, các model Apeos C3567, C3067 và C2567 là những lựa chọn đáng tham khảo.
Nhóm máy này đáp ứng các nhu cầu cơ bản như in, photocopy, scan và kết nối mạng, phù hợp với văn phòng doanh nghiệp, phòng hành chính và bộ phận kế toán.
Canon imageRUNNER ADVANCE DX
Canon imageRUNNER ADVANCE DX là dòng máy đa chức năng dành cho môi trường văn phòng và doanh nghiệp.
Một số model tiêu biểu gồm:
- Canon imageRUNNER ADVANCE DX C359i
- Canon imageRUNNER ADVANCE DX C5800i Series
Các thiết bị hỗ trợ in, photocopy, scan và gửi tài liệu, đồng thời được thiết kế để tích hợp vào quy trình xử lý tài liệu của doanh nghiệp.
Toshiba e-STUDIO
Toshiba e-STUDIO cũng là dòng máy đa chức năng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.
Một số model màu đáng chú ý gồm:
- e-STUDIO2525AC
- e-STUDIO3025AC
- e-STUDIO3525AC
- e-STUDIO4525AC
- e-STUDIO5525AC
- e-STUDIO6525AC
Tốc độ máy trải từ khoảng 25 đến 65 trang/phút tùy model.
Đối với máy đen trắng, có thể tham khảo dòng e-STUDIO2528A, 3028A, 3528A, 4528A, 5528A và 6528A.
Máy scan chuyên dụng tốc độ cao năm 2026
Nếu mục đích chính của doanh nghiệp là số hóa hàng nghìn hoặc hàng chục nghìn trang tài liệu, máy scan chuyên dụng sẽ phù hợp hơn máy photocopy đa chức năng.
RICOH fi-8950
RICOH fi-8950 là dòng scanner tốc độ cao dành cho môi trường số hóa tài liệu chuyên nghiệp.
Máy có tốc độ lên tới 150 trang/phút hoặc 300 ảnh/phút khi quét hai mặt và ADF có sức chứa lên tới 750 tờ.
Đây là thiết bị phù hợp với trung tâm lưu trữ, doanh nghiệp số hóa hồ sơ, đơn vị xử lý chứng từ và các dự án có khối lượng tài liệu rất lớn.
RICOH fi-8930 và fi-8820
RICOH fi-8930 và fi-8820 thuộc nhóm scanner tốc độ cao, hướng tới doanh nghiệp và các trung tâm xử lý tài liệu.
Đặc biệt, fi-8820 phù hợp với những đơn vị cần xử lý tài liệu khổ lớn hơn máy scan A4 thông thường.
RICOH fi-8040
RICOH fi-8040 hướng tới môi trường văn phòng và doanh nghiệp cần một máy scan chuyên dụng có khả năng xử lý tài liệu nhanh, hỗ trợ ADF và kết nối mạng.
Đây là lựa chọn phù hợp khi doanh nghiệp chủ yếu cần scan tài liệu thay vì sử dụng chức năng photocopy.
Brother ADS-4900W
Brother ADS-4900W là máy scan chuyên dụng dành cho văn phòng và doanh nghiệp.
Máy có tốc độ lên tới 60 trang/phút, quét hai mặt tới 120 ảnh/phút, ADF 100 tờ và hỗ trợ kết nối mạng.
Thiết bị phù hợp với văn phòng cần scan tài liệu thường xuyên nhưng chưa cần tới các hệ thống scan công suất cực lớn.
Canon imageFORMULA DR-G2140
Canon DR-G2140 thuộc phân khúc máy scan sản lượng cao.
Thiết bị có tốc độ lên tới 145 trang/phút hoặc 290 ảnh/phút khi quét hai mặt và ADF dung lượng lớn.
Đây là lựa chọn phù hợp cho những dự án số hóa tài liệu quy mô lớn.
Nên thuê máy scan chuyên dụng hay máy photocopy đa chức năng?
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần một máy scan chuyên dụng tốc độ cao. Việc lựa chọn nên dựa vào khối lượng và mục đích sử dụng.
| Nhu cầu | Thiết bị phù hợp |
|---|---|
| Vừa in, photocopy và scan | Máy đa chức năng |
| Văn phòng nhỏ | Máy scan A4 hoặc MFP |
| Scan hợp đồng, hóa đơn | Scanner ADF |
| Scan hàng nghìn trang/ngày | Scanner tốc độ cao |
| Số hóa hồ sơ số lượng lớn | RICOH fi-series, Canon DR-G |
| Scan tài liệu A3 | Scanner A3 hoặc MFP A3 |
| In màu + photocopy + scan | MFP màu A3 |
| Chỉ cần số hóa tài liệu | Máy scan chuyên dụng |
Nếu doanh nghiệp vừa cần in hợp đồng, photocopy hồ sơ và scan tài liệu thì máy đa chức năng Ricoh, Canon, Fujifilm hoặc Toshiba thường thuận tiện hơn.
Ngược lại, nếu công việc chủ yếu là số hóa hồ sơ với số lượng rất lớn, nên ưu tiên máy scan chuyên dụng có ADF dung lượng cao và tốc độ xử lý nhanh.
Lợi ích khi thuê máy scan thay vì mua
Thuê máy scan giúp doanh nghiệp giảm chi phí đầu tư ban đầu và chủ động hơn khi nhu cầu sử dụng thay đổi.
Hình thức thuê đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp mới thành lập, văn phòng cần bổ sung thiết bị, công trình, nhà máy, dự án số hóa hồ sơ hoặc những đơn vị chỉ cần sử dụng máy trong một khoảng thời gian nhất định.
Thay vì bỏ một khoản tiền lớn để mua máy, doanh nghiệp có thể lựa chọn thiết bị theo đúng khối lượng công việc thực tế.
Ngoài ra, thuê máy còn giúp doanh nghiệp dễ dàng thay đổi model khi nhu cầu tăng lên, thay vì phải tiếp tục sử dụng thiết bị có công suất không còn phù hợp.
Cho thuê máy scan tại Hà Nội – VPP Thanh Bình
VPP Thanh Bình cung cấp dịch vụ cho thuê máy scan và máy đa chức năng tại Hà Nội, đáp ứng nhu cầu của văn phòng, doanh nghiệp, nhà máy, công trình và các dự án số hóa tài liệu.
Tùy theo nhu cầu, khách hàng có thể lựa chọn máy scan A4, máy scan A3, scanner tốc độ cao hoặc máy photocopy đa chức năng tích hợp in – copy – scan.
Để lựa chọn đúng thiết bị, doanh nghiệp nên xác định trước số lượng trang cần scan mỗi ngày, khổ giấy, nhu cầu scan màu hay đen trắng, có cần scan hai mặt hay không và phương thức lưu trữ tài liệu.
VPP Thanh Bình sẽ dựa trên khối lượng công việc và thời gian thuê để tư vấn model có tốc độ, tính năng và công suất phù hợp, giúp doanh nghiệp tránh thuê máy quá yếu gây chậm công việc hoặc máy quá cao cấp gây lãng phí chi phí.
Bảng gợi ý máy scan theo nhu cầu
| Nhu cầu sử dụng | Gợi ý |
|---|---|
| Văn phòng nhỏ | Scanner A4 tốc độ vừa |
| Kế toán – hành chính | Scanner ADF hoặc MFP |
| Văn phòng doanh nghiệp | Ricoh IM/IM C, Canon, Fujifilm, Toshiba |
| Doanh nghiệp lớn | MFP A3 tốc độ 35–90 ppm |
| Nhà máy, khu công nghiệp | MFP A3 hoặc scanner tốc độ cao |
| Dự án số hóa hồ sơ | RICOH fi-series hoặc Canon DR-G |
| Scan số lượng rất lớn | Scanner công suất cao |
| Vừa in vừa scan vừa photocopy | Ricoh IM/IM C, Canon imageRUNNER ADVANCE DX, Fujifilm Apeos, Toshiba e-STUDIO |
Những điều cần xác định trước khi thuê máy scan
Trước khi thuê, doanh nghiệp nên cung cấp cho đơn vị cho thuê một số thông tin cơ bản:
- Số lượng trang cần scan mỗi ngày hoặc mỗi tháng.
- Tài liệu chủ yếu là A4 hay A3.
- Có cần scan màu hay chỉ đen trắng.
- Có yêu cầu scan hai mặt tự động hay không.
- Có cần OCR hay không.
- File cần xuất PDF, PDF/A, Word, Excel hay lưu trực tiếp vào hệ thống mạng.
- Thời gian dự kiến thuê máy.
Từ những thông tin này, đơn vị cung cấp có thể lựa chọn đúng công suất thiết bị và đưa ra phương án thuê phù hợp.
Với doanh nghiệp cần cho thuê máy scan tại Hà Nội, việc lựa chọn đúng model ngay từ đầu sẽ giúp quá trình số hóa tài liệu nhanh hơn, giảm thời gian chờ và tối ưu chi phí vận hành.
