Cách quản lý văn phòng phẩm ?
Cách quản lý văn phòng phẩm ? Quản lý đồ dùng văn phòng phẩm là một phần việc khá quan trọng của bộ phận hành chính nhân sự trong mỗi công ty. Biết cách quản lý những đồ dùng văn phòng phẩm này một cách khoa học sẽ giúp phòng hành chính theo dõi các phòng ban có sử dụng văn phòng phẩm hiệu quả hay không cũng như để thu mua kịp thời, đáp ứng nhu cầu của công ty. Thanh Bình xin giới thiệu với các bạn 5 cách giúp bạn quản lý tốt nhu cầu văn phòng phẩm.
Nội dung chính:
Đưa ra định mức sử dụng
Mỗi loại văn phòng phẩm phải có định mức sử dụng và bộ phận hành chính lập định mức sử dụng cho từng phòng ban và cấp phát theo số lượng đó. Hàng quý, phòng hành chính nên rà soát lại định mức sử dụng văn phòng phẩm và bổ sung cho phù hợp.
Bạn hãy luôn giám sát danh sách các đồ dùng văn phòng phẩm của công ty để đặt mua kịp thời. Bên cạnh đó, bạn có thể kiểm tra xem có nhân viên nào tự ý mang đồ dùng văn phòng phẩm của công ty về nhà hay không.
Căn cứ vào nhu cầu của mỗi phòng, mỗi bộ phận
Trước khi định mua đồ dùng văn phòng phẩm cho công ty, bạn hãy tập hợp nhu cầu văn phòng phẩm của mỗi phòng ban, bộ phận rồi lên danh sách những thứ cần mua. Cách làm này giúp bạn kiểm soát số lượng, chủng loại các đồ dùng cần đặt mua, tránh việc mua vật dụng văn phòng phẩm này quá nhiều hay quá ít gây lãng phí. Nhờ đó, bạn còn có thể tính toán trước chi phí mua sắm giúp sử dụng văn phòng phẩm hiệu quả.
Chọn văn phòng phẩm chất lượng
Đối với một món văn phòng phẩm, cũng có rất nhiều chủng loại, chất lượng khác nhau. Thường thì món hàng rao bán được quảng cáo đúng tên gọi, chất lượng có thương hiệu với giá siêu rẻ trong bảng báo giá. Tuy nhiên khi thực tế giao hàng, khách hàng lại nhận được món hàng văn phòng phẩm tương tự nhưng kém chất lượng, sử dụng không được như ý và chúng mau chóng hỏng trong thời gian ngắn.
Như vậy, chi phí cho việc mua đi mua lại các món văn phòng phẩm giá rẻ nhưng chất lượng kém còn hao phí nhiều hơn so với việc mua hẳn một sản phẩm văn phòng phẩm chính hãng chất lượng tốt của các hãng lớn trong nước như Thiên Long, thương hiệu Flexoffice,Double,Plus… với mức giá tốt. Việc ra sức tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm lại trở thành gánh nặng chi phí hơn cho doanh nghiệp khi gặp phải muôn vàn chiêu thức tiếp thị chèo kéo, gạ gẫm khách hàng của các cơ sở cung cấp văn phòng phẩm siêu rẻ, hoạt động nhỏ lẻ, chắp vá…
Dự trữ văn phòng phẩm ở một nơi nhất định
Đồ dùng văn phòng phẩm, vật tư văn phòng cần được đặt ở một phòng nhất định, giúp việc phân bổ và giám sát dễ dàng. Bạn nên thường xuyên giám sát số lượng còn trong kho để biết các nhân viên trong công ty có sử dụng lãng phí hay không cũng như biết phòng ban nào sắp hết để cấp phát, thu mua kịp thời, phục vụ nhu cầu công việc của các nhân viên.
Tái sử dụng khi có thể
Rất nhiều đồ dùng văn phòng phẩm có thể tái sử dụng để tiết kiệm chi phí, bảo vệ môi trường. Với các loại giấy in, chúng ta có thể tận dụng lại các tờ giấy còn trắng một mặt để làm giấy nháp, in tài liệu không quan trọng, tài liệu nội bộ. Công ty có thể đặt thùng giấy tái chế ở gần chỗ ngồi của các nhân viên, gần máy in, máy photocopy…
Bên cạnh đó, các nhân viên có thể chia sẻ những vật dụng mình không dùng đến cho người khác như: kẹp ghim, kẹp bướm, giấy note, bút nhớ, cặp tài liệu… Cách làm này giúp tận dụng tối đa công năng củavăn phòng phẩm và giảm chi phí mua sắm mới khi chưa cần thiết.
Sau đây cách để quản lý và sắp xếp hồ sơ, văn phòng phẩm một cách khoa học và hợp lý nhất:
- Sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp mỗi ngăn bàn, bỏ những văn phòng phẩm không cần thiết và chỉ giữ lại những văn phòng phẩm thường liên quan đến công việc của bạn.
- Dọn sạch sẽ bàn làm việc, thường xuyên lau sạch bụi bẩn trên mặt bàn.
- Chỉ để lại những vật dụng cần thiết trên bàn (máy tính casio, điện thoại, bút bi, giấy note (ghi chú).
- Nếu làm việc cùng với nhiều người, bạn có thể tạo một ngăn làm việc riêng của mỗi người.
- Sắp xếp thư từ vào tập hồ sơ, tập thư để đọc, để liên lạc (viết hay gọi).
- Sử dụng nhiều loại khay kệ đựng file, giấy tờ và văn phòng phẩm.
- Hệ thống sắp xếp hồ sơ phải đơn giản, dễ sử dụng và có thể quản lý được.
- Mã hóa màu sắc trên các tập hồ sơ giúp bạn tìm thông tin một cách nhanh hơn.
- Không bao giờ cho quá nhiều dụng cụ văn phòng phẩm vào ngăn kéo. Nó có thể làm bạn khó kiếm được vật dụng bạn cần.
- Luôn phân loại tất cả các loại thẻ và tem trên bàn làm việc.
- Cuối ngày, bạn nên sắp xếp lại giấy tờ và văn phòng phẩm hay lưu trữ lại nó.
- Xếp giấy tờ, văn phòng phẩm ngăn nắp, gọn gàng vào cuối ngày, đặc biệt là vào cuối tuần để khi bắt đầu làm việc vào ngày hôm sau, bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn trong quá trình làm việc.
Thanh Bình hy vọng với mẹo trên sẽ giúp cho bạn có cách sử dụng văn phòng phẩm hiệu quả và tiết kiệm như mong muốn.
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP THANH BÌNH
Địa chỉ: Biệt thự TT2 -5 , Khu Đô Thị Đại Kim , Quận Hoàng Mai , Hà Nội .
Điện thoại: 0243 552 8580.
Hotline: 0982.324.556 (Mr . Đăng )
Website: www.thanhbinhvpp.com | www.thanhbinh.net.vn
