Các bước cơ bản sử dụng máy photocopy✔️
Không phải ai cũng biết sử dụng máy in photocopy. Nên hôm nay mình xin hướng dẫn các bước cơ bản sử dụng máy photocopy người mới bắt đầu để ta có phương pháp sử dụng máy photocopy một cách hiệu quả nhất.
Nội dung chính:
Những thao tác cơ bản cần thiết trên máy photocopy :
1. Màn hình cảm ứng trên máy dùng để thực hiện các cài đặt cho người dùng. Thiết lập các chương trình copy và các chương trình tiện ích khác nhau…
2. Phím Access : Là phím khai báo mật mã hi máy đang ở chế độ cài đặt mật khẩu.
3. Phím Box: là phím dùng để vào chế độ Box.
4. Phím Extra Scan: Dùng trong chế độ Extra Scan.
5. Phím Fax/Scan : Dùng trong chế độ Fax/Scan.
6. Phím Copy: Dùng để vào chế độ Copy (Mặc định của máy là chế độ Copy).
Hướng dẫn các bước cơ bản sử dụng máy photocopy
1. Trước tiên phải bật máy
Xác định vị trí công tắc nguồn, thường nằm trên đỉnh của chiếc máy photocopy trên bảng điều khiển. Một số máy photocopy có công tắc nguồn trên mặt. nhiều người photo đặt chế độ ” sleep “, việc làm này sẽ giảm điện năng tiêu thụ trong khi máy photocopy vẫn còn bật. Khi nhấn nút “Copy” trên bảng điều khiển thì máy photo sẽ được đánh thức hoạt động trở lại.
2. Khởi động cho máy photocopy ấm lên.
Hầu hết các máy photocopy yêu cầu một vài phút để khởi động. Máy photocopy cũ hơn thường mất nhiều thời gian hơn so với các mô hình mới hơn
3. Đặt tài liệu bạn định photo lên trên mặt kính.
Nhấc vỏ của máy photocopy, trục lăn là bên dưới bề mặt kính. Để cho mặt tài liệu của bạn trên kính. Ở các cạnh của kính, bạn sẽ thấy dấu hiệu hướng dẫn trỏ tới nơi vị trí của tài liệu. Nếu máy photocopy có một nạp tài liệu thay vì một trang bìa trên trục lăn, không nhấc nạp tài liệu trên trục lăn. Thay vào đó đặt tài liệu của bạn trong chỗ nạp tài liệu. Thông thường bạn sẽ chèn mặt tài liệu. Nhìn vào khay nạp tài liệu của bạn. ” Place document face up ” hoặc ” Place document face down ” thường sẽ được ghi nhận trực tiếp vào khay nạp tài liệu.
4. Hạ nắp máy photocopy xuống
Chúng ta nên tiến hành hạ lên trục lăn nếu bạn không sử dụng một khay nạp tài liệu.
5. Chọn số lượng bản sao được thực hiện
Bảng điều khiển của máy photocopy sẽ có một màn hình hiển thị cho thấy số lượng các bản sao sẽ được sản xuất. Chiếc máy photocopy có thể có một bàn phím số để chọn số lượng bản sao, hoặc nó có thể có mũi tên, hoặc dấu cộng và trừ, để thay đổi số lượng tăng dần.
6. Chọn màu khi photo
Chúng ta phải có thao tác chọn màu hoặc màu đen và trắng nếu máy photocopy là một máy photocopy màu.
7. Chọn giấy kích thước thích hợp trên bảng điều khiển.
Hầu hết các máy photocopy sẽ có ít nhất hai khay giấy, một với 8 1/2-inch giấy 11-inch, và khác với 8 1/2-inch giấy 14-inch. Hầu hết các máy photocopy cũng có một khay” paper bypass ” mà cho phép bạn chèn một tờ giấy có kích thước đặc biệt. Nếu bạn cần phải thực hiện nhiều bản sao trên một kích thước đặc biệt hoặc giấy màu sắc đặc biệt, bạn sẽ cần phải đặt giấy đặc biệt trực tiếp trong một trong các khay giấy chính.
8. Điều chỉnh kích thước theo ý muốn
Photocopy có các nút cài sẵn cho 50%, 150% hoặc 200 enlargements%. Bạn có thể cần phải thiết lập hoặc tỷ lệ phần trăm, giảm mở rộng bằng cách sử dụng một bàn phím số.
9. Sử dụng các tính năng chỉnh sửa hình ảnh hoặc các chức năng khác.
Công việc này khá quan trọng trong trường hợp nhiều người Photocopy sẽ sản xuất bản sao hai mặt, sao chép hai tài liệu gốc trên một trang, đối chiếu.
10. Và để hoàn thiện việc photo hãy nhấn nút copy
Nút ” Copy ” thường là nút lớn nhất trên bảng điều khiển. Nó cũng có thể được dán nhãn “Start”. Thường thì các nút sẽ là màu xanh lá cây, hoặc có những mảng màu xanh lá cây. Bản sao của bạn sẽ được xuất bản.
Với những bước đơn giản trên là bạn đã có thể sử dụng máy photocopy rồi đó và dần dần bạn sẽ khám phá ra nhiều tính năng hay và ứng dụng tuyệt vời không ngờ hơn nữa.
Như vậy, việc sử dụng máy photocopy thật dễ dàng hơn bao giờ hết phải không nào?
Quy trình các bước cơ bản 2026:
- Khởi động máy (Power On): Nhấn nút “Power” hoặc “Auxiliary power” để bật máy, đợi máy khởi động và khởi tạo hệ thống (mất vài giây đến 1 phút).
- Đặt tài liệu cần copy:
- Cách 1 (Mặt kính): Úp tài liệu xuống mặt kính, căn chỉnh theo góc quy định (thường có thước đo).
- Cách 2 (Khay nạp tự động – ADF): Đặt tài liệu thẳng hàng vào khay trên, đảm bảo giấy không bị nhăn hoặc rách.
- Thiết lập thông số copy:
- Số lượng: Sử dụng bàn phím số để nhập số bản cần photo.
- Màu sắc/Đen trắng: Chọn chế độ màu (Color) hoặc đen trắng (Black/White).
- Kích thước: Chọn khổ giấy phù hợp (A4, A3…).
- Thu nhỏ/Phóng to: Điều chỉnh tỉ lệ nếu cần thiết.
- Nhấn nút “Start”: Nhấn phím Start (thường màu xanh) để bắt đầu quá trình sao chép.
- Nhận kết quả: Lấy tài liệu gốc và bản sao từ khay giấy ra.
Một số phím chức năng quan trọng (trên dòng máy Ricoh/tương đương):
- [Reset]: Trả lại các thiết lập về mặc định.
- [Stop]: Dừng công việc đang thực hiện.
- [Copy]: Chuyển sang chế độ copy (thường là mặc định).
- [Energy Saver]: Chế độ tiết kiệm năng lượng.
Lưu ý khi sử dụng:
- Nếu kẹt giấy, hãy kiểm tra theo hướng dẫn trên màn hình hiển thị.
- Nên tắt máy vào cuối ngày hoặc khi không sử dụng trong thời gian dài để tiết kiệm năng lượng và tăng tuổi thọ máy.
- Đảm bảo khay nạp giấy còn giấy đủ
